Werken aan meer sociale veiligheid
Een onderwijsinstelling is niet als vanzelfsprekend een prettige werkplek. Wat kun je als medewerker doen bij sociale onveiligheid? En hoe creëer je als leidinggevende en team een prettige sfeer?
beeld: XF&M
1. Zorg dat je weet wat er speelt
Je kunt beter bijdragen aan de veiligheid in je team als je in gespannen situaties doorziet wat er feitelijk gebeurt. “Je bent zelf veiliger als je begrijpt waardoor je emotioneel wordt geraakt, hoe je reageert en wat je normen en grenzen zijn”, aldus Wobbe Storm, mede-eigenaar en trainer/coach bij het Expertisecentrum Sociale Veiligheid. “Soms is onveiligheid hardnekkig deel van een cultuur waaraan mensen gewend zijn geraakt of vergoelijken ze gedrag: ‘Zo is diegene nu eenmaal.’ Een nulmeting of quickscan naar de veiligheidsbeleving kan dan een frisse blik geven.”
2. Vraag externe hulp bij teamproblemen
Storm: “Stress en werkdruk kunnen verkeerde dynamieken blootleggen. Als je het met elkaar aandurft om deze te analyseren en te investeren in de relaties, draagt dat bij aan vertrouwen. Maar er hangt wel veel af van hoe je dat doet. Na een analyse zeggen schooldirecteuren soms: ‘We gaan er zelf wel verder mee.’ Ze willen de vuile was niet buiten hangen, durven niet daadkrachtig op te treden. Maar dit is een spannend proces en in het begin ontstaat er vaak juist meer onveiligheid. Een externe trainer kan veel betekenen in de bewustwording, afstemming en oefening.”
3. Doe iets bij conflicten
Er zijn veel verschillende vormen van sociale onveiligheid denkbaar zoals misbruik, discriminatie, conflicten met een leidinggevende, ongewenste omgangsvormen, een ingewikkelde re-integratie, een beoordeling die oneerlijk voelt, hoog oplopende samenwerkingsproblemen en pesten, vertelt Anita Regout, sinds ruim een jaar extern ombudsman bij de Haagse Hogeschool. “Waar mensen samenwerken, gaat het wel eens mis”, zegt Regout. “Het vergt moed om iets te doen bij een conflict, bijna iedereen vermijdt zulke situaties liever. Maar laat het niet liggen, want het gaat nooit vanzelf weg. In de maatschappij zijn we ons steeds bewuster geworden van sociale onveiligheid, maar we weten vaak nog niet hoe te handelen. Dat handelen gaat ook meestal niet over heldenverhalen, maar over stapje voor stapje, met alles en iedereen die eraan kan bijdragen, zorgen voor meer veiligheid. Bij kleinere zaken kun je het beste zelf naar de betreffende persoon stappen: ‘Je zei of deed dat, maar ik vind dat vervelend, wil je dat voortaan anders doen?’ En als je een probleem ziet bij een collega, vraag dan eens: ‘Hoe gaat het met je, kan ik je ergens mee helpen?’ De één is er goed in om iets uit te spreken, de ander om een verbinding te leggen. Zet dat in binnen het team. En probeer conflicten zo laag mogelijk in de organisatie op te lossen. Stap bij kleinere zaken niet gelijk naar de directie of het bestuur, want dan wordt de situatie vaak juist ingewikkelder. Maar als het te moeilijk voor je is, en zeker als het gaat om echte misstanden, zoek dan direct hulp. Als dat niet bij je leidinggevende kan, dan bij iemand anders.”
4. Goed leiderschap is essentieel
Wobbe Storm: “Zorg dat je als leidinggevende zichtbaar bent en weet wat er speelt. Geef het goede voorbeeld en neem informele leiders in de teams daarin mee. Durf ook anderen te vragen hoe ze jou ervaren in het contact, iedereen heeft blinde vlekken.” Anita Regout: “Leidinggeven is echt een vak dat niet iedere leidinggevende heeft geleerd. Je moet goed om kunnen gaan met mensen, kunnen luisteren, vragen stellen, niet oordelen, oprechte belangstelling en tijd hebben, moeilijke gesprekken kunnen voeren. Stel dat iemand de moed heeft verzameld om een melding bij je te doen, dan moet je eerste reactie gelijk goed zijn. Je moet tijd en aandacht hebben en recht doen aan klager én beklaagde. De beklaagde kan je niet zomaar naar huis sturen, wat vaak een eerste impuls is. Dit is allemaal hartstikke moeilijk. Training is daarom heel belangrijk.” “Soms komen leidinggevenden niet op voor hun medewerkers”, weet AOb-rayonbestuurder Nasera Azzouz, die onderzoek deed naar sociale veiligheid in het hbo. “Op een hogeschool met goed leiderschap zag ik juist gedeelde visie en draagvlak, tijd voor gezamenlijke ontspanning, waardering, vertrouwen en stabiliteit.”
Voorwaarden voor een fijne werksfeer
Duidelijke omgangsregels
Als er duidelijk omgangsregels zijn, kun je elkaar er op aanspreken als die regels overtreden worden. Trainer Wobbe Storm: “Omdat er vaak veel wisseling is onder docenten en ze regelmatig taakgericht werken, wordt er niet altijd voldoende geïnvesteerd in contact en afstemming. Dan schuiven grenzen onbewust op.”
Een goed personeelsbeleid
AOb-rayonbestuurder Nasera Azzouz: “Werk nieuwe medewerkers goed in, verdeel rollen en taken duidelijk en communiceer helder en tijdig. Behandel medewerkers rechtvaardig en transparant en heb aandacht voor hun autonomie, werkplezier, en relevante privézaken zoals mantelzorg. Anders komen medewerkers in de knel, voelen zich niet veilig, schuiven taken af of vallen uit.”
Een duidelijke klachtenstructuur
De klachtenstructuur moet helder zijn. Ombudsman Anita Regout: “In een optimaal meldklimaat vullen een of meerdere vertrouwenspersonen en een ombudsman elkaar aan. Een vertrouwenspersoon staat naast de betrokkene, luistert naar iemands verhaal en denkt mee over mogelijk vervolgstappen. Een ombudsman neemt klachten in behandeling, luistert, verwijst, geeft advies, bemiddelt desgewenst en kan waar nodig ook een onderzoek instellen. Beiden werken onafhankelijk en vertrouwelijk en zijn bij voorkeur geen onderdeel van de organisatie.”
