Mbo-docenten besteden 8 uur per week aan administratie
Docenten in het mbo zijn gemiddeld ongeveer 8 uur per week bezig met administratieve taken. Weinig docenten ervaren die administratie als een ‘lichte taak’. Veel docenten weten niet voor wie ze de administratie moeten doen. Gebruiksvriendelijkere ict, een grondige check op dubbelwerk en ondersteuning kunnen helpen de administratieve lasten terug te dringen.
Beeld: Typetank
Aanwezigheidsregistratie, het studentvolgsysteem bijhouden, cijfers registreren, werkzaamheden voor beroepspraktijkvorming, de mail bijwerken. En dan zijn er nog de gesprekken die je moet vastleggen, interne stukken die je moet schrijven, lessen uploaden in diverse systemen, vergaderingen, intake-en studieloopbaangesprekken die je moet vastleggen. Figuur 3.1 uit het onderzoek van ECBO (Expertisecentrum Beroepsonderwijs) laat een lange rij administratieve taken zien die docenten spontaan opnoemen.
Begin dit jaar publiceerde ECBO een rapport over de administratieve lasten van mbo-docenten. Het onderzoek is gedaan in opdracht van het ministerie van Onderwijs. "Dit is voor zover we weten het eerste onderzoek dat concreet laat zien welke administratie mbo-docenten doen en hoeveel tijd ze er kwijt mee zijn", zegt ECBO-onderzoeker Johan Coenen.
Dit is voor zover we weten het eerste onderzoek dat concreet laat zien welke administratie mbo-docenten doen en hoeveel tijd ze er kwijt mee zijn
Leraarsvak
De onderzoekers hielden een enquête onder iets meer dan honderd docenten, deden literatuuronderzoek, organiseerden focusgroepen en individuele interviews. Een minderheid van de respondenten, 13 procent, vindt dat lessen voorbereiden behoort tot de administratieve taken. Deze percentages liggen ook laag voor verplichte professionaliseringsactiviteiten (17 procent), contact houden met het werkveld (18 procent) en het begeleiden van stages bij studenten (25 procent). “Het zijn zaken die bij het leraarsvak horen en bij het lesgeven”, zegt Coenen.
Dat is anders voor het noteren van de aanwezigheid van studenten. 9 van de 10 docenten ziet dit als een administratieve taak en het is er één die veelvuldig terugkomt. Het bijhouden van het studenteninformatiedossier is een taak die 89 procent van de docenten uitvoert en die 96 procent ziet als ziet als administratief. Net als het vastleggen van gesprekken met ouders of hulpverleners 95 procent.
Meest zwaar
Het bijhouden van het studentinformatiesysteem en de benodigde administratie rondom het bindend studieadvies (bsa) springen eruit als de meest zware administratieve taken. ‘Ongeveer de helft van de docenten vindt deze veelvoorkomende taken zwaar of zeer zwaar’, schrijven de onderzoekers. Het vastleggen van de gesprekken vinden de ondervraagde docenten ook een last, net als het opstellen van begeleidingsplannen voor studenten of het schrijven van voortgangsrapportages. De vier taken die het meeste tijd kosten zijn de aanwezigheidsregistratie, het bijhouden van het studentinformatiesysteem, het bijwerken van studentendossiers en het analyseren van leerresultaten. ‘Deze taken kosten docenten gemiddeld 1 tot 1,5 uur per week’, geven docenten aan in de enquête.
Coenen zegt dat de aanwezigheidsregistratie docenten absoluut gezien het meeste tijd kost. “Toch is het wel een taak die mentaal minder zwaar is voor docenten. Het bsa kost minder tijd, maar is meer belastend. Per instelling verschilt het hoe dit is vastgelegd. Wij zagen bij deze taak dat juridische ondersteuning kan helpen. Voor een negatief bsa moet een goede juridische onderbouwing zijn zodat het bij eventuele rechtszaken van studenten goed voor elkaar is.”
Toch is aanwezigheidsregistratie wel een taak die mentaal minder zwaar is voor docenten. Het bsa kost minder tijd, maar is meer belastend
Volgens de onderzoekers zijn er weinig docenten die administratieve taken als ‘licht’ of ‘zeer licht’ ervaren. Dat de administratie doen teveel tijd kost vindt de helft van de ondervraagde mbo-docenten. “Wat vooral vaak een rol speelt”, zegt Coenen “is hoe makkelijk of moeilijk het is om in ict-systemen je administratie te doen. Zo doen mbo-docenten ook dubbel werk. Wij hoorden bijvoorbeeld tijdens de focusgroepen over een onderwijsinstelling met een apart systeem voor het studentendossier en voor de examinering. Deze systemen communiceren dan niet met elkaar.”
Nuttig
Wel vinden docenten de administratieve taken vaak nuttig. Alleen ervaren ze de mate waarin dit gedaan moet worden als zwaar of zijn ze er veel tijd mee kwijt in verhouding tot wat het oplevert. “Wat we ook kunnen vaststellen is dat docenten niet goed weten voor wie ze de administratie moeten bijhouden. Een deel ziet het ministerie als opdrachtgever, anderen de inspectie of hun eigen leidinggevenden."
Administratie kan lichter worden door gebruiksvriendelijkere systemen en het ontzorgen van docenten bij dossiers die ook een juridische onderbouwing nodig hebben. Mbo-instellingen zouden verder volgens de onderzoekers een interne scan kunnen maken om te kijken of er niet onnodig dubbele administratie wordt gevraagd. Coenen: “Technologie kan ook helpen. Wij zagen een mbo-instelling die en goed systeem had voor aanwezigheidsregistratie. Alleen is dit afgeschaft vanwege de kosten. Alleen als je dan bedenkt hoeveel het kost als docenten dit allemaal zelf doen.”
Afwachten
In een Kamerbrief lieten de bewindslieden weten dat ze pas in het voorjaar met een inhoudelijke beleidsreactie komen op de conclusies uit dit rapport. Ze wachten de conclusies uit andere parallelle onderzoeken naar administratieve lasten voor leraren in het primair en voortgezet onderwijs daarvoor af.
