Administratie kost mbo-docent veel tijd
Docenten in het mbo zijn gemiddeld ongeveer 8 uur per week bezig met administratieve taken. Weinig docenten ervaren die administratie als een ‘lichte taak’. Veel docenten weten niet voor wie ze de administratie moeten doen. Gebruiksvriendelijkere ict, een grondige check op dubbelwerk en ondersteuning kunnen helpen de administratieve lasten terug te dringen.
Studenten bellen dat ze geslaagd zijn voor hun versnelde opleiding sociaal werk vindt mbo-docent Renate Robert een leuke klus. Beeld: Fred van Diem
Aanwezigheidsregistratie, het studentvolgsysteem bijhouden, cijfers registreren, werkzaamheden voor beroepspraktijkvorming, de mail bijwerken. En dan zijn er nog de gesprekken die je moet vastleggen, interne stukken die je moet schrijven, lessen uploaden in diverse systemen, vergaderingen, intake-en studieloopbaangesprekken die je moet vastleggen. Figuur 3.1 uit het onderzoek van ECBO (Expertisecentrum Beroepsonderwijs) laat een lange rij administratieve taken zien die docenten spontaan opnoemen.
Begin dit jaar publiceerde ECBO een rapport over de administratieve lasten van mbo-docenten. Het onderzoek is gedaan in opdracht van het ministerie van Onderwijs. "Dit is voor zover we weten het eerste onderzoek dat concreet laat zien welke administratie mbo-docenten doen en hoeveel tijd ze er kwijt mee zijn", zegt ECBO-onderzoeker Johan Coenen.
Dit is voor zover we weten het eerste onderzoek dat concreet laat zien welke administratie mbo-docenten doen en hoeveel tijd ze er kwijt mee zijn
Leraarsvak
De onderzoekers hielden een enquête onder iets meer dan honderd docenten, deden literatuuronderzoek, organiseerden focusgroepen en individuele interviews. Een minderheid van de respondenten, 13 procent, vindt dat lessen voorbereiden behoort tot de administratieve taken. Deze percentages liggen ook laag voor verplichte professionaliseringsactiviteiten (17 procent), contact houden met het werkveld (18 procent) en het begeleiden van stages bij studenten (25 procent). “Het zijn zaken die bij het leraarsvak horen en bij het lesgeven”, zegt Coenen.
Dat is anders voor het noteren van de aanwezigheid van studenten. 9 van de 10 docenten ziet dit als een administratieve taak en het is er één die veelvuldig terugkomt. Het bijhouden van het studenteninformatiedossier is een taak die 89 procent van de docenten uitvoert en die 96 procent ziet als ziet als administratief. Net als het vastleggen van gesprekken met ouders of hulpverleners 95 procent.
Meest zwaar
Het bijhouden van het studentinformatiesysteem en de benodigde administratie rondom het bindend studieadvies (bsa) springen eruit als de meest zware administratieve taken. ‘Ongeveer de helft van de docenten vindt deze veelvoorkomende taken zwaar of zeer zwaar’, schrijven de onderzoekers. Het vastleggen van de gesprekken vinden de ondervraagde docenten ook een last, net als het opstellen van begeleidingsplannen voor studenten of het schrijven van voortgangsrapportages. De vier taken die het meeste tijd kosten zijn de aanwezigheidsregistratie, het bijhouden van het studentinformatiesysteem, het bijwerken van studentendossiers en het analyseren van leerresultaten. ‘Deze taken kosten docenten gemiddeld 1 tot 1,5 uur per week’, geven docenten aan in de enquête. (Tekst gaat door na het kader)
Mail zorgt soms voor paniek
Dit waren de tijdrovendste klussen in een doorsnee werkweek in januari van mbo-docent Renate Robert die werkt bij de opleiding sociaal werk op het Talland College.
Mbo-docent Renate Robert. Beeld: Fred van Diem
Aanwezigheidsregistratie: circa 60 minuten per dag
“Dit komt elke werkdag terug. Het systeem zet alle studenten op aanwezig, dat is handig. Bij alle lessen verwelkom ik mijn studenten aan de deur en sla ik op wie er niet zijn. Pas als alle lessen klaar zijn, verwerk ik de afwezigen. Ik doe dat niet aan het begin of einde van de lessen, want dat gaat van de tijd af en als je niet goed klikt, ligt het systeem eruit. Het zorgt voor chagrijn en dat wil ik niet in de les. Zes lesuren betekent zes registraties inclusief de tijd dat het programma moet opstarten.”
Mails: 45 minuten per dag
“Dit vind ik de zwaarste klus. Ik krijg er soms paniek van, ik zie nu in mijn ooghoek dat ik 61 mails heb, net waren het er 58. Mails komen van managers, collega’s, ouders, de beroepsvereniging en ze betekenen altijd werk. De laatste mailwisseling ging over het voorbereiden van nieuwe kwalificatiedossiers en de voorbereiding van studiedagen hierover.”
Dossiers examenkandidaten: 4,5 uur voor 9 studenten
“Als mentor moet je letten op dossiers van examenkandidaten. Ik heb veel contact gehad met ons examenbureau over bijvoorbeeld een keuzedeel dat er niet instaat. Het was lang zoeken waardoor de uren niet klopten. Bleek iemand ‘ondernemend gedrag’ in plaats van ‘ondernemerschap’ te hebben aangevinkt. De student had genoeg uren gemaakt. Ook had een collega nog niet alle cijfers ingevoerd voor de deadline, die moest ik even aan zijn jasje trekken.”
Bellen eindexamenkandidaten: 60 minuten
“Leuke klus: studenten bellen die geslaagd waren voor hun versnelde opleiding sociaal werk. Al kost het veel tijd, want vanuit de AVG mogen we studenten alleen in Teams bellen en lang niet iedereen nam direct op.”
Vinkjes zetten voor afwezigheid: 20 minuten
Ik geef één uur per week studieloopbaan-begeleiding aan studenten waar ik mentor van ben. Dat doe ik in groepjes van 4 studenten. De andere 21 studenten zijn dan niet ongeoorloofd afwezig en moet ik in het systeem allemaal op niet van toepassing zetten.”
Student uit les gestuurd: 15 minuten
“Vaak zeg ik dit tegen de mentor, maar die antwoordt dan: ‘zet het even op de mail.’ De mail stuur ik naar de mentor en ik maak daar een printscreen van. Anders kan ik in Eduarte alles opnieuw invoeren, want je kan geen mails opslaan in Eduarte.”
Coenen zegt dat de aanwezigheidsregistratie docenten absoluut gezien het meeste tijd kost. “Toch is het wel een taak die mentaal minder zwaar is voor docenten. Het bsa kost minder tijd, maar is meer belastend. Per instelling verschilt het hoe dit is vastgelegd. Wij zagen bij deze taak dat juridische ondersteuning kan helpen. Voor een negatief bsa moet een goede juridische onderbouwing zijn zodat het bij eventuele rechtszaken van studenten goed voor elkaar is.”
Toch is aanwezigheidsregistratie wel een taak die mentaal minder zwaar is voor docenten. Het bsa kost minder tijd, maar is meer belastend
Volgens de onderzoekers zijn er weinig docenten die administratieve taken als ‘licht’ of ‘zeer licht’ ervaren. Dat de administratie doen teveel tijd kost vindt de helft van de ondervraagde mbo-docenten. “Wat vooral vaak een rol speelt”, zegt Coenen “is hoe makkelijk of moeilijk het is om in ict-systemen je administratie te doen. Zo doen mbo-docenten ook dubbel werk. Wij hoorden bijvoorbeeld tijdens de focusgroepen over een onderwijsinstelling met een apart systeem voor het studentendossier en voor de examinering. Deze systemen communiceren dan niet met elkaar.”
Nuttig
Wel vinden docenten de administratieve taken vaak nuttig. Alleen ervaren ze de mate waarin dit gedaan moet worden als zwaar of zijn ze er veel tijd mee kwijt in verhouding tot wat het oplevert. “Wat we ook kunnen vaststellen is dat docenten niet goed weten voor wie ze de administratie moeten bijhouden. Een deel ziet het ministerie als opdrachtgever, anderen de inspectie of hun eigen leidinggevenden."
Administratie kan lichter worden door gebruiksvriendelijkere systemen en het ontzorgen van docenten bij dossiers die ook een juridische onderbouwing nodig hebben. Mbo-instellingen zouden verder volgens de onderzoekers een interne scan kunnen maken om te kijken of er niet onnodig dubbele administratie wordt gevraagd. Coenen: “Technologie kan ook helpen. Wij zagen een mbo-instelling die en goed systeem had voor aanwezigheidsregistratie. Alleen is dit afgeschaft vanwege de kosten. Alleen als je dan bedenkt hoeveel het kost als docenten dit allemaal zelf doen.”
Afwachten
In een Kamerbrief lieten de bewindslieden weten dat ze pas in het voorjaar met een inhoudelijke beleidsreactie komen op de conclusies uit dit rapport. Ze wachten de conclusies uit andere parallelle onderzoeken naar administratieve lasten voor leraren in het primair en voortgezet onderwijs daarvoor af.
'Schaduwadministratie is echt nodig'
Renate Robert werkt als mbo-docent bij de opleiding sociaal werk op het Talland College.
Gebruiksvriendelijke ict zou het administratieve werk een stuk makkelijker maken, erkent Renate Robert terwijl ze op haar vingers natelt in hoeveel systemen ze administratie verwerkt: “Itslearning, Eduarte, Microsoft Teams, Cum Laude voor de eindexamen-studenten, binnenkort krijgen we Educator en mijn eigen schaduwadministratie, ik kom op zes systemen.”
Schaduwadministratie? “Dit is echt nodig, het systeem vliegt er vaak uit, zeker tijdens belangrijke vergaderingen als meerdere collega’s tegelijk erin willen. Soms is er een update en mist er ineens een deel. Ik ken geen docent die niet een eigen schaduwadministratie bijhoudt.”
Het zou fijn zijn als alles in één goed werkend systeem kon. “Dat zou veel werk schelen, net als ondersteuning voor het hele team bij bijvoorbeeld het inplannen van afspraken met ouders.”
