Deel je ambities en wijs niet met dat vingertje

Een succesvol functionerings- of beoordelingsgesprek staat of valt met de voorbereiding. Bedenk wat je wilt zeggen en hoe. Een gesprek ‘dicht bij jezelf’ houden, wat is dat eigenlijk? En wat doe je met vage kritiek?

Tekst Michiel van Nieuwstadt - Redactie Onderwijsblad - 4 december 2023 - 4 Minuten om te lezen

"Werkgevers beschouwen het functioneringsgesprek vaak als een moetje vanuit de cao." Beeld Nino Maissouradze

Hoe hij ze noemt, maakt niet uit, maar jouw leidinggevende is verplicht om ze te voeren: periodieke gesprekken over hoe het gaat op je werk. Toch gaan veel scholen ze uit de weg. Volgens cijfers die de AOb verzamelde bespreekt één op de acht leraren in het voortgezet onderwijs zelfs nooit zijn functioneren met leidinggevenden. Het onderzoek is uit 2008, maar AOb-beleidsmedewerker Marcel Koning denkt niet dat er sindsdien veel veranderd is. “Werkgevers beschouwen het functioneringsgesprek vaak als een moetje vanuit de cao. Aan de andere kant vinden werknemers het vaak een beetje spannend om door hun werkgever beoordeeld te worden.” Begrijpelijk, maar geen reden om die gesprekken dan maar uit de weg te gaan, zegt Koning. Hoe pak je dat aan?

1. Ga dat gesprek vooral aan

AOb-sectorbestuurder Anton Bodegraven raadt onderwijsmensen aan om een functioneringsgesprek te vragen, als de werkgever dat zelf niet inplant. “Zo’n gesprek biedt kansen. Het is het moment om het te hebben over scholing bijvoorbeeld of om je ergernis uit te spreken over een leidinggevende. Functioneringsgesprekken zijn uitdrukkelijk bedoeld voor tweerichtingsverkeer. Het beoordelingsgesprek is vaker top-down.”

Dit artikel stond in het Onderwijsblad. Wil jij het blad ontvangen? Word lid!

Koning vult aan: “In een functioneringsgesprek bespreek je met jouw leidinggevende de toekomst en dingen waar je in je werk tegenaan loopt. Een beoordelingsgesprek met consequenties voor je salaris bijvoorbeeld is van een andere orde.”

Werkgevers beschouwen het functioneringsgesprek vaak als een moetje

Als een werkgever zo’n gesprek met juridische consequenties wil voeren, dan moet hij dat van tevoren kenbaar maken, en dan nog mag hij je niet overvallen. Met het inhouden van je periodiek bijvoorbeeld. Volgens de cao voortgezet onderwijs kan een werkgever daartoe alleen besluiten als er twee negatieve beoordelingen aan vooraf zijn gegaan. Ook in het primair onderwijs heb je recht op die jaarlijkse periodiek, tenzij de personeelsgeleding van de medezeggenschapsraad expliciet heeft ingestemd met afwijkende afspraken hierover.

2. Bereid je goed voor

Een open deur, want de crux is hoe je dat doet. Werkgevers zijn volgens veel cao’s verplicht beleid te ontwikkelen voor een ‘gesprekkencyclus’: periodieke besprekingen over het functioneren van werknemers, nu en in de toekomst. Dat beleid moet op papier staan, dus vraag het op of vraag waar je het kunt vinden.

Je goed voorbereiden betekent dat je weet wat je gaat zeggen, en net zo belangrijk: hoe je dat wilt gaan doen. “Stel je hebt te maken met een leidinggevende die wel input vraagt, maar je hebt het idee dat er met jouw feedback eigenlijk nooit iets gebeurt. Check dan van tevoren bij collega’s of het klopt wat jou opvalt. En verzamel voorbeelden van situaties die duidelijk maken waar de schoen wringt.”

Een beschuldigende vinger werkt als een rode lap op een stier

De kunst is zo’n gesprek ‘dichtbij jezelf te houden’, zoals Bodegraven het noemt. Dat doe je door de juiste formuleringen te kiezen. Zeg dus liever niet: ‘Jij doet dit en dat verkeerd’, want zo’n beschuldigende vinger werkt bij veel mensen als een rode lap op een stier. Zeg liever iets in de trant van: ‘Ik vind het vervelend dat ik het idee heb dat er met mijn feedback niet veel gebeurt, terwijl ik er wel heel veel tijd in steek.’

Bodegraven: “Je kan zelfs een persoonlijkheidstest invullen die inzicht geeft over het karakter van je leidinggevende, als je daar zelf al niet een beeld van hebt.” Google maar eens op de woorden ‘persoonlijkheidstest’ en ‘kleuren’. Met een ‘rode’ baas, wat doorgaans staat voor autoritair in dit soort tests, moet je misschien wat voorzichtiger zijn en de kritiek wat meer omfloerst brengen. Juist bij mensen die niet graag worden tegengesproken moet je kritiek bij jezelf houden. Kies de juiste woorden, zoals: ‘Ik snap dat het management hierover heel goed heeft nagedacht en dat jullie extern advies hebben ingewonnen, maar wat me stoort is dat…’. Met een ‘blauwe’ baas, wat staat voor systematisch en logisch, houd je het vooral feitelijk en dat is volgens Bodegraven sowieso een goed idee.

(artikel gaat verder onder afbeelding)

Een vrouw voert een functioneringsgesprek met een baby op de arm.

Zeg liever niet: ‘Jij doet dit en dat verkeerd’, want zo’n beschuldigende vinger werkt bij veel mensen als een rode lap op een stier.

3. Schrijf dat verslag niet zelf

Het kan een ongelijke strijd zijn, zo’n functioneringsgesprek, waarschuwt Anton Bodegraven. “Leidinggevenden kunnen zo’n gesprek voorbereiden met een personeelsfunctionaris die tips en tricks geeft of jouw dossier met hen doorneemt. Juist daarom is het belangrijk

dat jij als werknemer alle aandacht bij het gesprek houdt."

Je werkgever voert misschien wel dertig van dit soort gesprekken dus de vraag ‘maak jij dat verslagje even’, is makkelijk gesteld. Bodegraven adviseert die boot af te houden, en jawel: dat kan weer door ‘het bij jezelf te houden’. “Zeg bijvoorbeeld dat je het best spannend vindt om zo’n gesprek te voeren, omdat je iets belangrijks hebt dat je wilt bespreken. En dat je het lastig vindt om een verslag te schrijven en tegelijkertijd je verhaal te doen.”

4. Teken niet zomaar

Bevalt het verslag van een functioneringsgesprek je niet, zet dan niet zomaar je handtekening, waarschuwt Koning. Opnieuw is het verschil tussen een functionerings- en een beoordelingsgesprek van belang: “Een beoordeling ontvangt een werknemer ter kennisname. Ben je het er niet mee eens, dan ligt het voor de hand om dat eerst kenbaar te maken aan je leidinggevende. Daarna kun je bezwaar maken bij een interne of externe klachtencommissie.”

Onder het verslag van een functioneringsgesprek zijn twee handtekeningen nodig: één van jou en één van je werkgever. “Als je het er niet mee eens bent, dan moet niet ondertekenen. Daarmee bevestig je een eventueel negatief oordeel.”

Een andere optie, zegt Bodegraven, is het verslag wel te tekenen, maar onder protest. “Laat eventueel je eigen weergave van het gesprek toevoegen, want als je een negatieve beoordeling niet weerspreekt, bestaat de mogelijkheid dat je werkgever probeert je na een tweede negatief functioneringsgesprek naar de uitgang te duwen.

Senior jurist Gonnie Driessen van de AOb adviseert leden contact op te nemen met de bond voordat kritiek op het functioneren en een daaraan gekoppeld uitgewerkt verbetertraject, schriftelijk worden vastgelegd: “Wij zien vaak dat leden zich te laat bij ons melden. Dan liggen er al afspraken vast. En als je de bond inschakelt, hoeft dat niet te betekenen dat wij meteen op de voorgrond treden. Je kunt met ons bellen voor advies, zonder dat de werkgever het weet.”

5. Deel je ambities

Koning geeft een lijstje met onderwerpen die in een functioneringsgesprek aan bod kunnen komen: je werkomstandigheden, de sociale veiligheid en wat heet je professionele ruimte of autonomie. “Zo is het beoordelen van de resultaten van je leerlingen voorbehouden aan jou als leraar. Heb je het gevoel gehad dat daarbij druk is uitgeoefend, dan is dit het moment om dat aan te kaarten.”

Het functioneringsgesprek is ook het moment om plannen voor de toekomst te bespreken. Jouw ontwikkeling en het scholingsbudget moeten volgens de cao-po aan de orde komen in het functioneringsgesprek. Jaarlijks mag elke leerkracht of ondersteuner naar rato van haar dienstverband 500 euro en 2 klokuren per werkweek besteden aan scholing. Teamscholingen of studiedagen zijn mooi, maar dat hoeft niet in jouw studietijd of van jouw scholingsbudget.

Ook als je een schaal hogerop wilt, is het functioneringsgesprek een goed moment om die ambitie kenbaar te maken. Op basis van een halfjaar onderzoek publiceerde het Onderwijsblad eerder dit jaar tips over de beste manier om dit aan te pakken. Zo is het verstandig je te verdiepen in het ‘functiehuis’, een document waarin functies worden omschreven en gewaardeerd.

Ben jij het als leraar niet eens met jouw beoordeling, dan kun je daartegen in beroep gaan bij een interne of externe beroepscommissie. “Wees voorzichtig”, zegt Bodegraven. “Want het is niet wenselijk dat een verstoorde arbeidsrelatie ontstaat, tenzij je toch al van plan bent om te vertrekken natuurlijk. Je kunt ook het gesprek aangaan met een vertrouwenspersoon en misschien aangeven dat je ontevreden bent, maar geen conflict wilt veroorzaken.”

6. Neem geen genoegen met vaagheden

Pas op als je leidinggevende vraagt of je het nog wel naar je zin hebt. “Je hoeft niet meteen in de stress te schieten”, zegt AOb-jurist Driessen. “Maar je moet wel op je hoede zijn. Dat geldt ook als het woord verbeteren valt en als je werkgever zegt dat er daarover misschien afspraken gemaakt moeten worden.”

Als een werkgever stelt dat jij als werknemer onvoldoende functioneert, dan moet zij dat onderbouwen. Driessen: “Als gesteld wordt dat iemand geen orde kan houden, dan is het niet genoeg als je leidinggevende zegt: ik krijg klachten. Zij moet concreet maken waar je tekortschiet.”

Zorgvuldigheid is het kernbegrip, waar Driessen werkgevers in procedures op aanspreekt. “Het moet jou duidelijk zijn gemaakt waar het aan schort en dat moet in dossiers zijn vastgelegd. Er moet een periode zijn afgesproken waarin je tot verbetering kunt komen. De werkgever moet meetbaar maken wat er verwacht wordt en welk niveau voldoende is om goed te functioneren. Is er een coach, zijn er evaluatiegespreken gevoerd, dat soort zaken spelen ook mee. Als je geen serieuze kans hebt gehad om te verbeteren, dan staat de werkgever zwak.”